ÖN MUHASEBE NEDİR?

İşletmelerin yönetiminde sürdürülebilir gelir/gider takibi yapılması oldukça büyük ve önemli bir yere sahiptir. Ön muhasebenin ana unsurları arasında işletmenin nakit parası, müşterileri, çekleri, senetleri, stokları, banka hesaplarının kayıtları ve bu hesapların hareketlerinin takip edilmesi bulunur.

Ön muhasebenin ne demek olduğu, temel unsurları ve nasıl yapıldığına dair detaylı bilgi almak için okumaya devam edin.

Ön Muhasebe Ne Demektir?

Ön muhasebe, işletmelerin temel muhasebe işlemlerinin (kasa hesap, cari hesap, fatura, irsaliye, stok giriş/çıkışı, çek ve senetler, banka hesapları, vb.) düzenlenmesi ve takip edilmesi anlamına gelmektedir.

Bu noktada akla genel muhasebe gelebilir, fakat aralarında büyük farklar vardır. Genel muhasebede işletmelerin bütün fatura, irsaliye, ödeme, tahsisat gibi finansal işlemler evraklar düzenlenerek birçok işlemden geçirilerek raporlanır. Ön muhasebe raporları ise yalnızca işletmelerin yöneticilerini ve ortaklarını kapsar.

Ön Muhasebede Yapılan İşlemler Nelerdir?

• Fatura Kesme: Alım/Satım işleri belgelenir.
• Banka Hesap Takibi: Bankada yapılan çeşitli işlemlerin (para yatırma, para çekme, havale, vb.) kaydı ve takibi yapılır.
• Cari Hesap Takibi: Müşterilerden/tedarikçilerden alacak ve borç takibi yapılır.
• Çek ve Senet Takibi: Çekle ya da senetle yapılan ödemelerin kayıtları tutulur.
• Kasa Hesap Takibi: İşletmenin sahip olduğu nakit paranın takibi yapılır.
• Stok Takibi: İşletmenin mal stokları takip edilir.
• Bordro: Personellerin ücret hesapları düzenlenerek takibi yapılır.

İlginizi Çekebilir: E-Arşiv Fatura Nedir?

Ön Muhasebe Nasıl Yapılır?

Ön muhasebenin nasıl yapıldığını anlamak için öncelikle muhasebe kayıt sistemlerine kısaca bakmak gerekir. Muhasebede kayıt sistemi 2 türlüdür: birincisi tek taraflı kayıt sistemi (basit kayıt), ikincisi ise çift taraflı kayıt sistemidir (bilanço usulü kayıt). Basit kayıtta işletme defterlerinin takibi ve işlemleri yapılırken bilanço usulü kayıtta mali defterler (bilanço, gelir tablosu vb.) tutulur. Ön muhasebenin buradaki yeri ise ön muhasebenin bu kayıt sistemlerine bir nevi ön aşama sağlıyor olmasıdır. İşletmelerin sahip olduğu belgeler, ön muhasebeciler tarafından düzenlenip takip edilir. Bu belgelerin onaylanması ve resmi aşamaya gelmesi ise muhasebecilerin görevidir. Ön muhasebeciler, fatura kesme, cari hesap takibi gibi yukarıda belirtilen işlemleri düzenleyip belgeler ve muhasebeciye gönderir. Bunu yaparken çeşitli ön muhasebe programları kullanılır. Elle yapılan kayıtlarda ise Excel programıyla kayıtlar gerçekleştirilir ve elektronik ortamda saklanır.

Ön Muhasebe Programları

Ön muhasebede kullanılan programlar, hem ön muhasebeci için avantajlıdır hem de elle yapılan hesaplamalar sonucu oluşabilecek maddi kayıpların önüne geçer. Bu programlar sayesinde, işletmeler ön muhasebe işlemlerini yaparken doğru veri girişi ve minimum/sıfır hata sayesinde işletmelerini koruyabilirler. Aynı zamanda, bu program sayesinde işlemler çok daha hızlı ve hatasız gerçekleşir. Bu nedenle işletmeler, ön muhasebe programlarını sıklıkla tercih ederler.

Ön muhasebe programlarında bulunması zorunlu olan bazı özellikler vardır. Bunlar; fatura, cari hesap takibi, stok takibi, sipariş takibi, teklif ve satışlar takibi, personel ve tedarikçi hesapları, masraf/gider takibi, banka hesap takibi, çek ve/veya senetlerin takibi, nakit takibi, kasa takibi, döviz takibi, detaylı analiz ve raporlama.